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Certains membres de la Chambre de commerce sont à la recherche de la perle rare pour compléter leur équipe.

Adjointe administrative - NOVECOM

Vous assumerez entre autres les responsabilités suivantes :

Soutien administratif (régie interne et services professionnels)
• Offrir un soutien administratif et produire des textes de qualité tant dans leur forme que leur contenu et selon l’image de marque de NOVECOM ;
• Effectuer du traitement de texte (devis, offres de services, tableaux, lettres, etc.), dans le respect des échéanciers ;
• Effectuer diverses tâches de soutien administratif (copies, commandes, recherches, logistique des rencontres et déplacements, etc.) ;
• Maintenir à jour la liste des contacts, clients et prospect et créer les nouveaux dossiers clients dans les systèmes (Harvest, Dynamics Business Central et C2 Atom) ;
• Envoyer les rapports de feuilles de temps de projets aux clients selon le cycle de facturation ;
• Cycle des comptes recevables : Procéder à la facturation bimensuelle des projets et aux encaissements des paiements ; faire le suivi de l’âge des comptes hebdomadairement.
• Cycle des comptes payables : s’assurer de l’approbation des factures payables par les directeurs associés; valider les entrées de factures automatisées par OCR (imputation comptable GL/UA/Projet et taxes) puis procéder à la génération des paiements fournisseurs chaque semaine.
• Participer au suivi de billets (demandes et incidents) dans le système avec les fournisseurs tiers et/ou les clients ;
• Coordonner l’affichage de postes et la réception de curriculum vitae de concert avec le directeur associé ;
• Assurer le lien avec l’équipe de collaborateurs ;

Coordination des activités de formation
• Gérer le calendrier des formations en coordonnant la disponibilité des consultants pour rencontrer les engagements clients ;
• S’assurer de la réservation de la salle de conférence et/ou d’équipements pour des formations, des réunions, des rencontres de présentation avec les clients ou avec les collaborateurs ;
• Assurer le lien avec les parties prenantes aux formations.

Communication et développement
• Participer aux rencontres d’équipes lorsque sa présence est requise ;
• Informer les directeurs associés de toute problématique rencontrée dans le cadre de son travail ou de situation préoccupante potentielle avec les clients, les fournisseurs ou les collaborateurs.

 

Votre rôle consiste à répondre aux demandes de soutien administratif auprès de l’équipe afin de les libérer d’une multitude d’activités cléricales, allant de la mise en page de documents à la gestion du calendrier et des déplacements. Également, vous supportez certaines tâches de régie interne, notamment pour les ressources humaines et les finances.

Afin de rencontrer les exigences pour exceller dans ce poste, vous devez détenir une scolarité suffisante (DEP, AEC ou Technique) en bureautique et/ou administration. De plus, vous devez maîtriser les logiciels de la suite Office de Microsoft (365). La connaissance des logiciels d’Harvest, de l’ERP Dynamics Business Central (NAV) et de C2 Atom constituent un atout.

La qualité de votre français écrit est irréprochable.

Compétences recherchées :
• Autonomie
• Adaptation
• Rigueur
• Sens de l’organisation

Type d’emploi :
• Temps partiel, entre 16 à 24 h par semaine (possibilité de plus dans le futur).

Modalités d’emploi :
• Télétravail
• Mobilité occasionnelle

Rémunération
À discuter

 

Pour information : info@novecom.ca 

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